مبادرة نافذة المراكز البحثية

إدارة المراكز البحثية — وكالة الجامعة للدراسات العليا والبحث العلمي

إعداد منيرة بونهيه

تقترح هذه المبادرة أن تصل بيانات المراكز البحثية الثمانية إلى إدارة المراكز البحثية أولا بأول من مصدرها بدل أن تطلب بمعاملة ويعاد حصرها وتجميعها يدويا في كل مرة — وذلك دون تكلفة مالية على الجامعة

المشكلة

بيانات المراكز البحثية غير متوفرة لدى الإدارة بصورة مستمرة بل تطلب عند الحاجة بمعاملة رسمية ويعاد حصرها وتجميعها يدويا في كل مرة

ومثال ذلك طلب استكمال بيانات قياس مدى التقدم في خدمة المجتمع للمراكز البحثية — فالبيانات تطلب بمعاملة ثم تستكمل أعمال المتابعة والحصر والتجميع لبرامج خدمة المجتمع وأنشطتها ثم يعد سجل متابعة شامل يضم الحصر ومرفقاته كافة لتلك المرة وحدها

ويتكرر الأمر نفسه في احتياجات المراكز — فهي تطلب بخطاب ثم يرد كل مركز بملف حر بصيغته ثم يعاد تصنيف الردود يدويا في سجل مستقل حتى يمكن تجميعها ومتابعتها

ويترتب على هذا الوضع ثلاثة آثار

• زمن الاستجابة — كل طلب بيانات يمر بدورة مخاطبة وحصر وتجميع قبل أن تصل الإجابة
• تكرار الجهد — السجل يبنى للطلب الواحد ثم يعاد بناؤه من جديد عند الطلب التالي
• غياب الصورة اللحظية — وضع المراكز لا يعرف إلا بطلبه فتصعب المتابعة الاستباقية

الفكرة

أن تبنى البيانات مرة واحدة عند مصدرها — المركز نفسه أثناء عمله اليومي — وتصل الإدارة تلقائيا بدل أن تطلب وتجمع عند كل حاجة

وتقوم النافذة على طبقتين

• شاشة عمل لكل مركز يسجل فيها منسق المركز بحوثه وبرامجه وشراكاته واحتياجاته ضمن عمله المعتاد دون إدخال مزدوج أو تقرير إضافي يطلب منه
• لوحة لدى الإدارة تقرأ من المراكز الثمانية وتعرض حالتها ومؤشراتها أولا بأول مع تنبيه بما يحتاج إجراء

ويتكون مقياس اكتمال المتطلبات من ثلاثة متطلبات بوزن متساو هي الإنتاج البحثي — خدمة المجتمع — الشراكات والاتفاقيات

ويقاس في كل متطلب اكتمال التسجيل والتوثيق لا العدد — فلا يقارن مركز بآخر في عدد بحوثه أو برامجه

وإذا لم يكن لدى المركز شيء في أحد المتطلبات أقر المنسق بذلك فيحسب المتطلب مكتملا ويظهر الإقرار للإدارة — حتى تبقى النسبة عادلة

أما وثائق المركز فلها أرشيف اختياري يرفع فيه المركز وثائقه إن أراد ولا يدخل في النسبة

وهذه الأوزان مبدئية تعدل بقرار الإدارة

مسارا النافذة

تجمع النافذة مسارين في مكان واحد

• المتطلبات الدورية — الإنتاج البحثي وخدمة المجتمع والشراكات والاتفاقيات — وتقاس بنسبة اكتمال لكل مركز
• احتياجات المراكز — يرفع المركز احتياجه في نموذج موحد فيصل الإدارة مصنفا ثم تتابع الإدارة حالته ويراها المركز دون مخاطبة

حقول نموذج الاحتياج الموحد

النماذج الموحدة الخمسة

يدخل المنسق بياناته في خمسة نماذج قصيرة داخل النظام — حقولها واحدة لكل المراكز وقوائمها ثابتة — فتجمع البيانات تلقائيا دون إعادة تصنيف

وتستخرج الإدارة تقرير أي مركز من هذه البيانات متى شاءت — فلا يطلب من المركز إعداد تقرير ولا تسليمه

المخرجات

مؤشرات النجاح

يقاس خط الأساس الفعلي في المرحلة التجريبية ثم تعتمد الإدارة المستهدفات النهائية بناء عليه وتقاس المؤشرات من اللوحة نفسها دون جمع يدوي أو مخاطبة إضافية

مراحل التنفيذ

ثلاث مراحل في فصلين دراسيين يتوسطهما شهر التقييم ولا تبدأ مرحلة قبل اعتماد مخرجات ما قبلها من الإدارة

1. المرحلة التجريبية — فصل دراسي واحد — تشغيل النظام في ثلاثة مراكز تختارها الإدارة وقياس خط الأساس وضبط المتطلبات وأوزانها على الواقع
2. التقييم — شهر بين الفصلين — مراجعة ملاحظات المراكز الثلاثة والإدارة وتعديل النموذج والمؤشرات قبل التعميم
3. التعميم — الفصل التالي — ضم بقية المراكز وتسليم دليل التشغيل وعقد ورشة تعريفية للمنسقين

الحوكمة والاستمرارية

• مالك المبادرة إدارة المراكز البحثية ولا ترتبط بشخص بعينه
• الدعم الفني والصيانة لدى الجهة التقنية المختصة في الجامعة
• يوثق دليل التشغيل بحيث يسلم لأي منسق جديد عند تغير المكلفين
• تحدد المنصة التقنية بالتنسيق مع الجهة التقنية المختصة — وهي في طبيعتها نماذج وجداول ضمن الأدوات المتاحة في حساب الجامعة الرسمي

الخصوصية والصلاحيات

• كل مركز يطلع على بياناته فقط
• إدارة المراكز البحثية تطلع على بيانات المراكز جميعها
• تحفظ البيانات داخل حسابات الجامعة الرسمية وفق سياساتها المعتمدة في حفظ البيانات والصلاحيات

المخاطر ومعالجتها

التكلفة

لا تكلفة مالية على الجامعة ولا اشتراكات أو تراخيص جديدة فالمبادرة تبنى على الأدوات المتاحة في حساب الجامعة الرسمي وتنفذ داخليا

أما جهد الإدخال فيحل محل جهد الحصر والتجميع الذي يبذل اليوم عند كل طلب

المطلوب من الإدارة

1. اعتماد المتطلبات الثلاثة وأوزانها ونموذج الاحتياجات الموحد
2. ترشيح ثلاثة مراكز للمرحلة التجريبية
3. تسمية منسق معتمد وبديل له في كل مركز يتوليان التحديث
4. تحديد صلاحيات الاطلاع على اللوحة
5. إصدار تعميم بالتحديث الشهري واعتماد بيانات اللوحة مصدرا لتقارير المراكز

المرفقات

• النموذج التفاعلي للنظام — لوحة الإدارة وشاشة المنسق على الحاسب والجوال — وأرقامه توضيحية تستبدل ببيانات المراكز عند التشغيل
• رابط النموذج التفاعلي nafitha-munerah.pages.dev